秘書センター株式会社（以下、「当社」という）は電話代行業務・コールセンター業務を中心とした事業を提供しています。よって、当社は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針、その他の規範を遵守し、個人情報を正確かつ誠実に取り扱うため、以下に掲げた事項を常に念頭に置き、当社の取り扱う個人情報の保護に万全を尽くしてまいります。
- 1）個人情報保護の重要性を従業者一同が認識し、当社の事業目的を遂行する範囲内で、適法かつ公正な手段によって、これを取得、利用及び提供します。また、個人情報の目的外利用が行なわれないための適切な措置を講じます。
- 2）個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という）を遵守し、個人情報を誠実に取り扱います。
また、従業者には個人情報保護に関する教育を継続的に実施し、個人情報保護の重要性を常に意識して業務を遂行することを目指します。 - 3）個人情報の漏えい、滅失又はき損等に対し、合理的な安全対策、防止措置を講じ、継続的な防止及び是正に努めます。
- 4）当社の個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、下記の窓口にて受け付け次第、適切、かつ、迅速な対応をいたします。
- 5）個人情報を適正に利用し、またその保護を徹底するために、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施し、継続的に個人情報保護マネジメントシステムを見直し、改善していきます。
なお、改善については法令等及びJISQ15001に準拠いたします。
制定年月日：平成21年5月1日
最終改定年月日：令和6年3月4日
秘書センター株式会社
代表取締役 堀舘 照代
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ先
〒108-0014 東京都港区芝5-1-13 MA三田ビルII
秘書センター株式会社 個人情報開示等請求窓口 行き
TEL 03-3457-9052（平日10：00～18：00）
e-mail info@hishocenter.com
個人情報保護窓口責任者 秋場 広幸
個人情報の取り扱いについて
秘書センターでは、お客様からの信頼を第一と考え、以下の内容の通り、お預かりしたお客様の個人情報をお客様のご希望に沿って取り扱うとともに、正確性・機密性の保持に努めています。
利用目的
弊社は、次の利用目的に必要な範囲内において、個人情報を利用いたします。
また、ご本人から直接書面（弊社ウェブサイトへの入力を含みます）により個人情報を取得する場合又はご本人に連絡をさせていただく必要が生じた場合には、その都度、目的等を明示し同意を得たうえで取得又は連絡をさせていただきます。なお、通話内容の確認や応対品質の評価・研修を通じて顧客満足の向上を図るために、お客様との通話内容を音声により記録させていただくことがあります。
直接書面により取得する個人情報の利用目的
- ・従業員情報の利用目的
- 1. 業務上必要な連絡を行うため
- 2. 弊社が受け入れる派遣スタッフに対して、労働者派遣法等が定める義務を履行するため
- 3. 施設の入退管理を行うため
- 4. 従業員を募集採用し、入社選考及び入社手続き等を行うため
- 5. 従業員等に対して、雇用・福利厚生・退職等の人事管理を行うため
- 6. 応対品質評価や教育研修を行うため
- ・クライアント様情報の利用目的
- 1. お問合せ頂いた内容や苦情に対応するため
- 2. 商品・サービスなどのご提案、契約履行、ご請求、その他業務上必要な事務連絡を行うため
- 3. 電話代行業務、コールセンター業務の結果報告、納品などを行うため
直接書面以外の方法により取得する個人情報の利用目的
- ・クライアント様の顧客（エンドユーザ）情報
- 1. インバウンド業務における、クライアント様への報告、納品、確認、苦情などに対応するため
- 2. アウトバウンド業務における、クライアント様からお預かりした電話番号による新規顧客獲得既存顧客への営業、各種調査などに対応するため
- 3. アウトバウンド業務における、報告、結果、納品などに対応するため
- 4. 通話録音における、通話内容の確認、対応品質向上、顧客満足度向上などに対応するため
- ・業務委託契約を締結しているグループ会社である㈱イーステムコミュニケーションズから受ける在宅オペレータの個人情報
- 1. PCやインフラに関するセキュリティ報告書
- 2. 業務委託契約の解約に関する情報
個人情報の安全管理及び第三者提供について
弊社は、個人情報が漏洩、滅失又は毀損等されないよう厳重なセキュリティ対策を講じたうえで、管理いたします。
弊社は、次のいずれかに該当する場合を除き、いかなる第三者にも個人情報を開示又は提供いたしません。
- 1. ご本人の同意がある場合
- 2. 法令に基づく場合
- 3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 5. 国の機関・地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行するにあたり協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 6. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取扱うとき
- 7. 利用目的の範囲内で個人情報を第三者に委託する場合
個人情報の委託について
当個人情報について、弊社の個人情報保護管理体制が一定の水準に達していると認めた、委託者に従業員管理等の目的で委託することがあります。
開示等請求について
ご本人の個人情報について利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、第三者への提供、第三者への提供記録の停止および第三者提供記録の開示に関する権利を保有しています
個人情報を与えることの任意性
ご本人の個人情報について、弊社に提供することについては任意です。ただし、個人情報を与えなかった場合弊社は前述の利用目的を遂行することが出来なくなります。
容易に認識できない方法による個人情報の取得について
ご本人が容易に認識できない方法によって個人情報を取得することはありません。
個人情報開示等の手続きに関して
当社では、当社が取り扱う個人情報の開示、訂正等、及び利用停止等について、個人情報をお預かりしたご本人様またはその代理人様から手続きの請求があった場合、以下に従い、合理的な期間および範囲で対応させていただきます。
個人情報の安全管理のために講じた措置について
個人情報を厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。 個人情報の適正な取扱いの確保のため、組織的・人的・物理的・技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。具体的な安全管理措置については窓口へお問い合わせください。
開示手続き方法
- （1） 受付
本人又は代理人からの開示等の求めは、「開示等請求書」を窓口宛に提出することによってお受け付け致します。 - （2） 受付方法
開示等請求書の提出は、来社しての窓口への直接提出、郵送による提出、ファックスによる提出又は電子メールの送信等オンラインを利用した送信のいずれかの方法で行うことができます。 - （3） 本人確認方法
開示等請求に係る本人確認方法は、原則として次の通りと致します。- 1） 来社の場合
運転免許証、旅券（パスポート）、写真付き住民基本台帳カード、健康保険の被保険者証又は外国人登録者証の原本（やむを得ない理由がある場合は写し）の提示を求めて確認致します。 - 2） 郵送又はファックスの場合
- a） 運転免許証、旅券（パスポート）、写真付き住民基本台帳カード、健康保険の被保険者証又は外国人登録者証の写し及び住民票の写しの送付を受ける方法
- b） 運転免許証、旅券（パスポート）、写真付き住民基本台帳カード、健康保険の被保険者証又は外国人登録者証の写しの送付を本人から受けるとともに、これらの写しに記された本人の住所あてに文書を書留郵便により送付する方法
- 3） 電子メールの送信等オンラインを利用した場合
ID及びパスワードにより確認致します。
- 1） 来社の場合
- （4） 代理人による請求の場合の確認方法
- 1） 来社の場合
本人及び代理人の本人性の確認については、「本人確認方法 1）」の確認方法を準用致します。 - 2） 郵送又はファックスの場合
本人及び代理人の本人性の確認については、「本人確認方法 .2）.a）」の確認方法を準用致します。
（ただし、代理人については、住民票の写しの送付は不要）。 - 3） 電子メールの送信等オンラインを利用した場合
本人及び代理人の本人性ならびに代理人の権限に係る確認は、2）で送付を求める書面等をPDFファイル等に変換した上での送信を求める方法又は電子署名等によって本人及び代理人の本人性及びその権限を証明する方法により確認致します。
- 1） 来社の場合
- （5） 手数料
本人及び代理人からの開示等請求については、その手数料を次の通り定めます。- 1） 利用目的の通知に係る手数料は、利用目的の通知1件につき、1,000円とします。
- 2） 開示請求に係る手数料は、開示請求1件につき、1,000円とします。
- 3） 上記1）、2）以外の開示等請求については、手数料徴収は行いません。
- （6） 手数料の徴収方法
手数料の徴収方法は、開示等請求に係る通知書の通知到達後に現金書留の送付、金融機関への振込みよる支払いにより徴収する。手数料の払い込みが完了した時点で、開示等請求に対する回答を行います。
ご提出書面
ご郵送、ご送信先
〒108-0014 東京都港区芝5-1-13 MA三田ビルII
秘書センター株式会社 個人情報開示等請求窓口 行き
FAX 03-3457-9053
e-mail info@hishocenter.com
事業者情報
| 事業者名称 | 秘書センター株式会社 |
|---|---|
| 代表取締役 | 堀舘 照代 |
| 個人情報保護管理者 | 関弥 伸英 |
| 住所 | 〒108-0014 東京都港区芝5-1-13 MA三田ビルII |
| 保有個人データ個人情報利用目的 | 基本情報（氏名・電話番号・メールアドレス・住所・生年月日） お問合せ情報・お客様情報・採用応募者情報・従業員情報として |
| 取り扱いに関する苦情窓口 | 秋場 広幸 |
| 開示等請求手続き方法 | 当規程「3.2 開示等の求めに応じる手続」に定めた手順 |
| 当社が所属する認定個人情報保護団体 | 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会（JIPDEC） |
| 苦情解決の申し出先 | 個人情報保護苦情相談室 電話番号 03-5860-7565 |
クッキーについて
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